Sistem Operasi Perjalanan B2B Berbasis AI

  • Setiap korporasi bekerja dengan cara yang berbeda. Pilih solusi yang sesuai: gunakan platform secara langsung atau gunakan kemampuan integrasi API untuk melakukan pencarian dan pemesanan secara langsung.

  • Kembangkan bisnis dan berikan solusi bernilai tinggi kepada para pelanggan korporasi anda. Gunakan teknologi untuk membantu otomatisasi proses dan mempermudah proses bisnis yang kompleks.

Corporate Case Study

Bagaimana Perusahaan Mengurangi Administrasi Perjalanan Dinas hingga 75% melalui Fleksibilitas Implementasi Platform dan API

Tantangan

Sebelum menggunakan Anamaya, pengelolaan perjalanan dinas sering kali berlangsung secara lambat dan manual. Proses pemesanan tersebar di berbagai media seperti email, aplikasi chat, dan transaksi menggunakan kartu kredit pribadi.

Karyawan menghabiskan banyak waktu untuk membandingkan harga dari berbagai Online Travel Agency (OTA) guna mendapatkan tarif terbaik, kemudian harus melalui rangkaian proses persetujuan yang panjang melalui email. Di sisi lain, tim Finance kesulitan mengelola invoice yang tersebar, sementara tim IT menghadapi kendala karena banyak solusi travel yang tidak dapat terintegrasi dengan sistem internal perusahaan.

Solusi Anamaya: Dua Pilihan Implementasi

Kami memahami bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan operasional dan infrastruktur teknologi yang berbeda. Oleh karena itu, Anamaya meng otomatisasi seluruh proses perjalanan dinas, mulai dari pencarian hingga penyelesaian transaksi (settlement), melalui dua model implementasi yang dapat dipilih sesuai kebutuhan perusahaan.

  1. Direct Platform: Perusahaan menggunakan platform web Anamaya sebagai pusat pengelolaan perjalanan dinas. Karyawan dapat mencari dan memesan tiket pesawat maupun hotel, sementara proses persetujuan (approval workflow) berjalan secara otomatis dalam satu sistem yang terintegrasi.

  2. API Integration (Terintegrasi dengan ERP Perusahaan): Bagi perusahaan yang ingin mempertahankan sistem internal yang telah digunakan, Anamaya menyediakan integrasi melalui API. Dengan pendekatan ini, karyawan tetap menggunakan ERP atau aplikasi internal perusahaan tanpa perlu berpindah ke platform lain. Seluruh proses pencarian, pemesanan, penerapan travel policy, hingga konfirmasi transaksi dilakukan langsung di dalam sistem perusahaan, sementara Anamaya menyediakan mesin pencari, inventori, serta layanan pemesanan di balik layar (backend).

Sebelum: Proses Manual

  • Pencarian yang Memakan Waktu: Lebih dari 2 jam dihabiskan untuk membandingkan harga di berbagai website maskapai, hotel, maupun OTA untuk mendapatkan harga terbaik.

  • Proses Approval melalui Email: Persetujuan perjalanan membutuhkan koordinasi berulang antara karyawan, atasan, procurement, dan finance.

  • Pelanggaran Travel Policy: Pemeriksaan dilakukan secara manual sehingga pemesanan yang tidak sesuai kebijakan perusahaan masih dapat terjadi.

  • Data Tersebar & Proses Administrasi Rumit: Data perjalanan tidak terpusat, proses rekonsiliasi memakan waktu, dan pembayaran sering dilakukan secara individu sehingga reimbursement menjadi kompleks.

Sesudah: Solusi Anamaya

  • Agregasi Otomatis: Tarif terbaik dari berbagai OTA dan supplier ditampilkan secara real-time, baik melalui platform Anamaya maupun langsung di dalam ERP perusahaan melalui integrasi API.

  • Workflow Approval Otomatis: Permintaan perjalanan secara otomatis diteruskan kepada pihak yang berwenang sesuai struktur organisasi dan alur persetujuan yang telah ditentukan.

  • Kepatuhan yang Tertanam dalam Sistem: Sistem secara otomatis menerapkan travel policy dan mencegah pengajuan pemesanan yang tidak memenuhi ketentuan perusahaan sebelum dapat diproses.

  • Administrasi yang Terpusat: Seluruh data perjalanan tersimpan dalam satu platform, pencatatan transaksi terdokumentasi dengan rapi, laporan tersedia secara otomatis, dan penagihan dilakukan langsung kepada perusahaan (corporate billing), sehingga proses administrasi dan rekonsiliasi menjadi jauh lebih efisien.

Dampak Nyata

  • 3 Jam Waktu Kerja Dihemat untuk Setiap Perjalanan: Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu berjam-jam, mulai dari pencarian hingga pemesanan, kini dapat diselesaikan hanya dalam sekitar 5 menit melalui otomatisasi proses.

  • 100% Kepatuhan terhadap Travel Policy: Seluruh pemesanan divalidasi secara otomatis berdasarkan kebijakan perjalanan perusahaan, sehingga pemesanan yang tidak sesuai kebijakan dapat dicegah sebelum diproses.

  • Penghematan Biaya Secara Langsung: Melalui mekanisme pre-funded deposit Anamaya, perusahaan tidak perlu mengelola risiko kredit maupun biaya administrasi yang menyertainya. Model ini memungkinkan perusahaan memperoleh harga terbaik dari berbagai OTA dan supplier secara lebih efisien, sehingga menghasilkan penghematan biaya perjalanan secara langsung.

Travel Agent Case Study

Solusi White-Label Anamaya: Bantu Travel Agent Mengelola 10+ Klien Korporasi dengan Lebih Efisien

Tantangan

Seiring bertambahnya jumlah klien korporasi, proses operasional travel agent sering kali menjadi semakin kompleks apabila masih mengandalkan cara kerja manual.

Tim procurement biasanya mengirimkan kebutuhan perjalanan melalui email atau media komunikasi lainnya, kemudian agen harus menyusun penawaran secara manual dan melakukan revisi berulang hingga mencapai kesepakatan. Selain itu, staf administrasi harus memasukkan data penumpang satu per satu untuk setiap pemesanan, sehingga meningkatkan risiko kesalahan (human error) yang dapat berdampak pada biaya operasional maupun kualitas layanan.

Di sisi lain, pengelolaan piutang, batas kredit (credit limit), deposit, serta penagihan dari berbagai perusahaan menjadi tantangan administrasi dan akuntansi yang semakin rumit seiring pertumbuhan bisnis.

Akibatnya, untuk melayani lebih banyak klien, travel agent umumnya harus menambah jumlah staf operasional dan administrasi. Hal ini meningkatkan biaya operasional, mengurangi margin keuntungan, dan pada akhirnya berdampak pada meningkatnya biaya pelayanan kepada pelanggan.

Solusi Anamaya: Infrastruktur B2B untuk Travel Agent

Anamaya membantu travel agent menghadirkan layanan perjalanan bisnis yang lebih modern, efisien, dan bernilai tambah bagi klien korporasi mereka.

Melalui solusi White-Label, travel agent dapat menggunakan platform Anamaya dengan identitas dan merek mereka sendiri, tanpa perlu membangun sistem dari awal.

Dengan memanfaatkan infrastruktur B2B Anamaya, travel agent dapat:

  • Mengotomatisasi proses permintaan perjalanan (travel request) dan pengadaan (tender).

  • Menyediakan self-service booking untuk tiket pesawat dan hotel.

  • Menerapkan travel policy sesuai kebijakan masing-masing klien korporasi.

  • Mengelola proses persetujuan (approval workflow) secara otomatis.

  • Mengakses inventori dari berbagai maskapai, hotel, OTA, dan supplier melalui satu platform.

  • Mengelola transaksi, invoice, dan laporan perjalanan secara terpusat.

  • Mengintegrasikan layanan dengan ERP atau sistem internal klien melalui API apabila dibutuhkan.

Dengan solusi ini, travel agent dapat meningkatkan kapasitas layanan, melayani lebih banyak perusahaan dengan sumber daya yang sama, serta menawarkan pengalaman digital yang setara dengan perusahaan travel management berskala enterprise, tanpa investasi besar dalam pengembangan teknologi.

Cara Lama

  • Penawaran Disusun Manual: Travel agent harus menyusun itinerary dan penawaran secara manual melalui email, kemudian melakukan revisi bolak-balik dengan klien.

  • Satu Proses untuk Semua Klien: Sulit mengelola kebijakan perjalanan yang berbeda untuk setiap perusahaan karena seluruh proses dilakukan secara manual.

  • Risiko Kesalahan Input Data: Staf harus mengetik nama penumpang, nomor identitas, dan detail perjalanan berulang kali untuk setiap tiket, sehingga rawan human error.

  • Piutang dan Penagihan yang Rumit: Tim administrasi harus memantau credit limit, deposit, serta membuat invoice secara manual untuk setiap perusahaan.

Cara Anamaya

  • Self-Service & Agregasi Otomatis: Sediakan portal pemesanan dengan branding travel agent Anda sendiri, lengkap dengan pencarian harga terbaik secara otomatis dari berbagai OTA dan supplier.

    Profil Klien Korporasi yang Dapat Dikustomisasi: Setiap perusahaan dapat memiliki travel policy, approval flow, batas pemesanan, dan aturan perjalanan yang berbeda sesuai kebutuhan masing-masing.

    Tanpa Input Data Berulang: Profil traveler tersimpan di sistem dan dapat digunakan kembali untuk pemesanan berikutnya, sehingga mengurangi typo dan kesalahan administrasi.

    Billing dan Invoice Otomatis: Invoice dibuat langsung dari transaksi di platform, status penagihan dapat dipantau secara real-time, dan risiko double invoicing dapat meminimalkan.

Dampak Bisnis

  • Berkembang Tanpa Menambah Beban Operasional : Layani puluhan klien korporasi baru tanpa harus menambah staf administrasi maupun ticketing. Otomatisasi proses memungkinkan tim yang ada bekerja lebih efisien dan menangani volume transaksi yang lebih besar.

  • Berikan Layanan Premium: Berikan kemudahan kepada klien korporasi Anda untuk melakukan pemesanan secara mandiri (self-service booking) dengan dukungan penerapan travel policy dan alur persetujuan (approval workflow) otomatis yang telah terintegrasi di dalam sistem.

  • Arus Kas dan Penagihan yang Lebih Terkelola: Sederhanakan proses penagihan dan pengelolaan piutang melalui sistem billing yang terpusat, sehingga mengurangi risiko invoice ganda (double invoicing), mempermudah rekonsiliasi, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan keuangan.